LIMS X Planilhas: qual a melhor opção para seu laboratório?
24 janeiro, 2020
Veja um comparativo entre planilhas e software para gestão laboratorial e descubra o por que você deve abandonar as planilhas:
PROCESSO
Em um laboratório, é importante que os processos sejam padronizados. Isso proporciona aos seus clientes confiança na qualidade, consistência e precisão nos seus serviços de teste. Ao utilizar planilhas de Excel para apontar ou relatar os resultados dos testes, a tratativa é aplicada para apenas uma das etapas do processo, e para as demais etapas você usará controles procedimentais para manter todo o processo consistente, mas isso resulta em uma maior probabilidade de erro humano. Quando ocorrem erros no laboratório, eles precisam ser investigados minuciosamente para determinar a causa raiz do erro, essa atividade se torna mais difícil quando as informações não estão integradas e padronizadas.
Quando os laboratórios operam com o Lab-Way LIMS®, eles têm o benefício de controlar e automatizar as etapas do processo de análise de amostras. Podem ser áreas como recebimento de amostras, rotulagem de amostras, alocação de testes, alocação de trabalho, comparação com especificações e relatórios finais. O Lab-Way LIMS® é configurável para se adequar ao seu fluxo de trabalho de laboratório, o que permite implementar controles do sistema para padronizar seu processo.
TAXA DE TRANSFERÊNCIA
A capacidade e o nível de produtividade que um laboratório pode gerenciar depende de vários fatores. Isso pode variar do número de analistas treinados à disponibilidade de equipamentos. Um objetivo que muitos gerentes de laboratório precisam alcançar é maximizar o uso dos recursos atuais. Quando as planilhas são usadas para gerenciar dados de laboratório, pode ser extremamente demorado manipular os dados para extrair as análises úteis que ajudarão a identificar áreas de oportunidade. Você pode observar quanto tempo as amostras estão aguardando entre as etapas do fluxo de trabalho ou os tempos de resposta da amostra, desde o recebimento até os relatórios.
O uso do Lab-Way LIMS® automatiza o trabalho administrativo que suporta a análise de amostra. Por exemplo, a alocação de testes para testes de liberação em lote pode ser facilmente automatizada. Ao carregar essas informações no Lab-Way LIMS® e validar essa função, sempre que uma amostra é registrada para teste de liberação em lote deste produto, você tem certeza de que os testes corretos são alocados, reduzindo a necessidade administrativa de verificar novamente a cada vez. Quanto mais tarefas administrativas você automatizar, mais tempo os analistas poderão gastar no teste de amostras, o que, por sua vez, ajuda a aumentar a produtividade.
AUTOMAÇÃO
A gravação manual em planilhas de dados significa que há espaço para erros de transcrição. Quando houver chance de erro de transcrição, você precisará introduzir verificações independentes para garantir que os dados finais entregues ao cliente sejam precisos. A introdução da automação através do Lab-Way LIMS® pode ajudar em vários níveis. Seus analistas estão escrevendo etiquetas? Ou talvez criar etiquetas manualmente em um documento do word, carregar a impressora com papel de etiqueta e imprimi-la manualmente sempre que uma amostra chegar ao laboratório? Isso pode se tornar demorado. Ao reservar amostras no Lab-Way LIMS®, você pode configurar seu sistema para imprimir automaticamente etiquetas em uma impressora de etiquetas dedicada para automatizar esta etapa.
Ao procurar relatar resultados finais, você está preenchendo manualmente uma planilha do Excel ou um documento do Word? Se você estiver testando uma especificação, verificará novamente os resultados com relação a um documento de especificação mestre. O processo manual de compilação e envio de um certificado pode levar até uma hora para uma amostra. O benefício do Lab-Way LIMS® é automatizar a geração de relatórios para você. As informações do produto, como especificações e métodos de teste, são controladas como dados estáticos, tornando-as facilmente recuperáveis e apresentadas profissionalmente ao relatar os resultados dos testes.
SEGURANÇA E RASTREABILIDADE
As planilhas do Excel não são documentos totalmente controlados. Podemos bloquear planilhas e protegê-las com senha, mas quando contamos com várias pessoas para inserir dados, aumenta a probabilidade de exclusão acidental de dados. Quando os dados são excluídos de uma planilha, não há rastreabilidade para saber quando isso aconteceu ou qual usuário o fez. A implementação de um bloqueio em uma planilha também pode causar frustrações, como a edição de usuário único. Você pode estar constantemente perseguindo quem tem a planilha aberta, para poder abri-la e editá-la.
Ao usar o Lab-Way LIMS® pode registrar automaticamente criações, modificações e exclusões na trilha de auditoria, você sabe quem fez o que, quando e por que. O Lab-Way LIMS® também introduz segurança através de contas de usuário. Com permissões, você pode controlar o nível de acesso que cada usuário tem no sistema. Você pode alocar níveis de aprovação, visibilidade e capacidade de edição de dados, dando a tranquilidade de que seus dados estão armazenados e acessíveis com segurança.
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